Как оформлять питание сотрудников столовых

Столовая или премия

Автор: Головин Владимир Андреевич, бухгалтер, сметчик

Статья написана для руководителей фирм, учредителей и лидеров коллектива или профсоюза. В ней дается юридическое и экономическое обоснование выгоды от организации питания работников.

Рассмотрены варианты организации питания и ответственность перед законом за невыполнение норм.

В приложении ссылка на формы документов и расчет в формате xls.

Введение

В 2018 году исполнилось 100 лет с момента введения первого в мире 8-ми часового дня. С учётом дороги на работу, с работы и неоплачиваемого обеденного времени человек проводит вне дома в районе 12-ти часов. За это время человек должен где-то питаться вне дома.

Существующих вариантов два: либо брать с собой, либо находить на месте — кафе/столовая.

В случае “с собой” работник экономит деньги, но, чтобы взять с собой много разных блюд, нужно большое количество ёмкостей. Чаще всего люди ограничиваются одним блюдом и разогревают его в микроволновке. Это ухудшает их здоровье и приводит к болезням пищеварения. Женщины вообще ходят с пакетом, чтобы внезапно пролившийся обед не испортил дорогую сумочку. Если, конечно, объем сумочки вообще позволит что-то в неё положить.

Во случае обеда в столовой его стоимость в 200 р. — 4500 р. тратится в месяц. Если кафе расположено далеко, на обед будет тратиться больше запланированных 45 минут или часа. Поэтому работодатель будет получать меньше работы в единицу времени. Разбредающиеся сотрудники будут уходить в разное время, если место общепита не способно вместить всех желающих в одно время. Если отделы связаны по работе, то простой из-за обеда будет растягиваться на 2-3 часа — один отдел ушёл раньше, другой позже. Пока все соберутся, пока начнут работать время будет уходить.

Далее будет показан способ, который удовлетворит обе стороны.

Предлагаемый метод

Заключается коллективный договор, в котором прописывается, что работодатель обязуется кормить работников по системе “шведского стола”.

Работники получают бесплатное горячее питание, им не нужно готовить себе обеды и носить их на работу.

Работодатель получает экономию на зарплатных налогах и взносах, большую лояльность коллектива за счёт повышения реального уровня заработной платы, а деньги он на это возьмет из премиального фонда.

Сколько стоит зарплата?

Чтобы человек получил зарплату организации нужно:

Начислить с зарплаты страховые взносы

Посчитаем сколько нужно заплатить сотруднику для покупки одного обеда

ВСЕГО

299,32

Что составляет от первоначальной суммы:

Таким образом кормить работников в 1,5 раза выгоднее, чем платить эти деньги “в зарплату”.

Если обедов в месяц на 4500 руб., то начислить придётся 4500*1,5≈6750 руб.

Налоги составят 6750-4500=2250 руб.

Таким образом не организую питание работников фирма переплачивает 2250 руб. налогов за каждого сотрудника в месяц.

Чтобы не менять оклады или другую постоянную часть заработной платы, нужно затраты на питание разделить на 1.5 и уменьшить на эту сумму премий.

Ежемесячную зарплату трогать не стоит, так как она может быть изменена только при согласии работников, а организация столовой/питания не относиться к производству и не может быть проведено сокращение окладов за счёт орг. штатных мероприятий (ст. 74 ТК).

Юридическое обоснование

На взносах и НДФЛ можно сэкономить. Для этого нужно, чтобы не возникало облагаемой базы по страховым взносам в ПФР, ФСС, ФОМС, и налогу — НДФЛ. Выход — организовать питание работников по типу “шведского стола”. В этом случае нельзя понять кто сколько съел, а значит кто какой доход получил, т.е. его персонифицировать.

Как именно организовывать: строить свою столовую, получать бидоны с супом от бабушки ИП-шницы, получать обеды от специализированных фирм решает сама организация и это зависит от множества факторов. Во всех случаях нужен пункт в трудовом и/или коллективном договоре, что работодатель обязуется обеспечить обедами работников, а они сами решают кто и сколько съест.

В случае со своей столовой, она не должна обслуживать других людей — только работников компании.

Вам также не нужен будет человек стоящий на раздаче блюд или индивидуальная упаковка для каждого обеда, что тоже уменьшает затраты.

В одном из последних дел суд признал обеспечение едой не частью зарплаты. Компания кормила своих работников и учитывала это в расчетных ведомостях индивидуально как доход в натуральной форме (дело от 29.11.2018 №Ф06-39703).

Читайте также:  За сколько минут нужно пить воду перед едой

В своих разъяснениях органы власти обычно умалчивают об этих возможностях и предлагают начислить все взносы и оплатить все полностью (Письмо Минфина России от 05.02.2018 N 03-15-06/6579) или предлагают расчетным путем (Письмо Минфина России от 17 мая 2018 г. N03-04-06/33350) поэтому правоту свою скорее всего придется доказывать в суде. Они чаще на стороне компаний — например, постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 N 17744/12, Определениях ВС РФ от 04.06.2018 N 309-КГ18-5970, от 03.02.2015 N 307-КГ14-5770.

Вы не можете определить, на какую сумму поел каждый работник. Тогда:

• Налог на прибыль можно учесть стоимость питания (Письмо Минфина России от 05.02.2018 N 03-15-06/6579);

• НДС не начисляется и не принимается к вычету (Письмо Минфина от 06.03.2015 N 03-07-11/12142);

• НДФЛ и взносы со стоимости питания не начисляются (п. 1 ст. 421 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, Письмо Минфина от 21.03.2016 N 03-04-05/15542).

Пример пунктов из коллективного договора:

1. Работодатель, во исполнение статьи 134 Трудового кодекса, обязуется обеспечить ежедневное бесплатное одноразовое питание работника в обеденный перерыв 13 до 15 в помещении для проведения обедов путем предоставление готовых блюд.

1.1. Покупка продуктов, доставка и приготовление осуществляется за счет работодателя.

1.2. Порционирование блюд и комплектация готового обеденного рациона производятся каждым работником самостоятельно с учетом своего вкуса и аппетита.

Приготовление и доставка

Существует очень жесткий СанПин 2.3.6.1079-01. Согласно этим требованиям помещение для приготовления питания должно размещаться в нежилом фонде. Иметь свою канализацию, вытяжку, место для сбора пищевых отходов, специальное покрытие стен, пола и потолка.

Поэтому лучше всего найти столовую, которая будет готовить и доставлять. Эта столовая получит стабильный спрос, а организация — “оптовые” скидки на обеды. Но нужна доставка в больших емкостях, а не порционно, чтобы нельзя было определить стоимость одного блюда.

Если же поблизости нет столовых и ресторанов, то можно поискать Индивидуального предпринимателя, который по договору согласиться доставлять обеды в офис.

ККТ можно не применять, если вы рассчитываетесь по безналу (ст. 9 федерального закона № 54-ФЗ)

Стабильный спрос — вы каждый месяц переводите одинаковую сумму (по Расчету на 10 человек это 45 тысяч в месяц)

Необходимо нежилое помещение отвечающее требования СанПинов. Готовка блюд в жилом помещении это нарушение статьи 6.6 КоАП: для предпринимателей штраф до 10 тысяч или приостановление деятельности до 90 суток, для юридических — до 50 тысяч и такое же приостановление.

Нужно уведомить Роспотребнадзор. Если не уведомить — статья 19.7.5-1. КоАП: до 3000 штрафа на ИП и до 10000 на юр. лица, а за недостоверные сведения — до 10000 и до 30000 соответственно.

Проверки Роспотребнадзора проходят раз в 3 года или по заявлениям пострадавших (294-ФЗ).

Можно выстроить столовую на своем предприятии, то уведомлять никого не надо, но нужно соблюдать СанПины и пожарную безопасность. Этот вариант самый затратный по начальным вложениям и мало подходит для предприятий с малым числом работников.

Рассчитать свою столовую можно также в приложенном расчете.

Заключение

Организация питания по типу “шведского” стола это способ бесплатно кормить работников. Он позволит повысить “реальную” заработную плату, так как людям не надо будет тратиться на обеды.

Так как нельзя определить кто сколько съел затраты на питание не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Организация питания повысит производительность труда коллектива, потому что все будут обедать в одном месте и в одно время, не покидая территории фирмы.

Деньги на “шведский” стол можно будет найти в премиальном фонде, потому что кормить работников в 1,5 раза выгоднее чем платить им премию.

Источник

Питание сотрудников

Питание сотрудников: организация и налоговые последствия

Работодатели нередко, заботясь о своих сотрудниках, организуют питание на рабочем месте. А для некоторых бизнесменов это — обязанность по закону.

Для сотрудников питание от работодателя – важная часть мотивации. Это позволяет сэкономить не только деньги, но и время на приготовление обеда или же дорогу до дома или кафе. Но для бизнесмена питание сотрудников на рабочих местах может привести к дополнительным налоговым платежам.

Рассмотрим, как сделать обеды на рабочем месте не только удобными для сотрудников, но и выгодными для бизнеса в целом.

Варианты организации питания сотрудников

Для двух категорий сотрудников согласно статье 222 ТК РФ работодатель обязан организовать бесплатное питание на рабочем месте.

  1. Трудящиеся во вредных условиях – им положено выдавать молоко или другие продукты-заменители.
  2. Трудящиеся в особо вредных условиях – работодатель обязан организовать им лечебно-профилактическое питание.
Читайте также:  Почему свинья рыгает после еды

В этом случае затраты на питание сотрудников в пределах установленных норм уменьшают базу по налогу на прибыль или УСН «Доходы минус расходы» и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. НДС на стоимость такого питания начислять также не нужно.

Организация питания остальных категорий сотрудников остается на усмотрение руководства компании. Но многие специалисты по кадрам считают, что этот вариант мотивации очень эффективен. Поэтому работодателю, если у него есть возможность, стоит пойти на дополнительные затраты, которые окупятся лояльностью сотрудников.

Порядок предоставления питания для всех «обычных» сотрудников, которые не работают во вредных или опасных условиях, законом не установлен. Поэтому работодатели сами вправе выбирать наиболее удобный для них вариант:

  1. Открыть собственную столовую.
  2. Выдавать продукты.
  3. Заказать доставку обедов или полноценное выездное обслуживание — кейтеринг.
  4. Подготовить помещение для приема пищи.
  5. Оплачивать сотрудникам расходы на питание.

Однако желание работодателя сделать более комфортным процесс работы для своих сотрудников нередко упирается в требования законодательства. С точки зрения контролирующих органов бизнесмен, предоставляя питание сотрудникам, увеличивает их доход. При этом возникает дополнительный объект для налогообложения. Поэтому нужно внимательно изучить каждый способ и выбрать наиболее подходящий.

Питание сотрудников в собственной столовой

Нет ничего лучше и вкуснее, чем только что приготовленная еда. Но для организации полноценной столовой нужно учесть множество моментов:

  1. Помещение должно быть в нежилом фонде.
  2. Столовая должна быть оборудована канализацией, вытяжкой и местом для сбора пищевых отходов.
  3. Существуют специальные требования к отделке помещения.
  4. Необходимо нанять квалифицированный персонал.
  5. Организация собственной столовой значительно усложнит бухгалтерию.
  6. Нужно учесть множество СанПинов и готовиться к регулярным проверкам, так как предприятия общественного питания строго контролируют.

Самый главный минус – открыть собственную столовую очень дорого. Поэтому такой вариант подходит, преимущественно, средним и крупным организациям.

Однако при правильном подходе предприятие сможет получать дополнительный доход, предоставляя возможность пользоваться услугами столовой не только сотрудникам, но и сторонним клиентам. В итоге общественное питание может даже стать отдельным видом бизнеса.

У собственной столовой есть и существенные плюсы:

  1. Можно контролировать качество рациона питания сотрудников.
  2. Снижается количество больничных листов по причине болезней ЖКТ.
  3. Возможность дополнительного дохода для компании.

Если сотрудник сам платит за обеды, то никакого дополнительного облагаемого дохода у него не возникает. Затраты на само содержание столовой работодатель может учитывать для налогообложения на общих основаниях.

Если столовая соответствует параметрам для применения ЕНВД по площади зала (до 150 кв. м), то до конца 2020 года она может работать на «вмененке». Но для этого и сама организация должна иметь численность не более 100 человек. А на практике такие компании редко открывают собственные столовые.

Доставка обедов или выдача продуктов сотрудникам

Организация может заключить договор на выездное обслуживание или же доставку обедов.

Преимущества этого способа:

  1. Не нужно самостоятельно закупать продукты или готовить обеды.
  2. Возможность предварительного заказа с выбором меню.
  3. Корпоративные скидки за объем и бесплатная доставка.
  4. Гарантия качества от поставщика, который специализируется на организации питания.

Выдача продуктов — компромиссный вариант, когда работодатель не хочет тратить большие суммы на питание, но стремится обеспечить сотрудников всем необходимым для перерывов на чай.

Обязанность компании организовывать питание сотрудников тем или иным способом нужно обязательно отразить во внутренних нормативных документах: положении об оплате труда, коллективном договоре и т.п. В документах нужно подробно отразить, кому именно предоставляется питание и в какой форме.

В этом случае работодатель имеет право учесть затраты на питание сотрудников для налога на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494).

Для УСН «Доходы минус расходы» подход будет аналогичным, т.к. затраты на оплату труда и приравненные к ним учитываются при этом режиме аналогично налогу на прибыль (пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

НДС на стоимость выданных обедов или продуктов можно не начислять (письмо Минфина от 06.03.2015 N 03-07-11/12142). Но и взять к вычету входной налог в этом случае не получится. Суммы НДС, выставленные кейтеринговой компанией или поставщиком продуктов, можно включить в затраты для налога на прибыль.

Когда компания закупает готовые обеды или продукты в целях организации питания сотрудников, то возникает вопрос о налогообложении натуральных выплат. Ведь в общем случае эти затраты являются доходом сотрудников в натуральном выражении. Поэтому со стоимости бесплатного питания нужно удержать НДФЛ, а также начислить на них страховые взносы.

Читайте также:  Чем можно очистить столовое серебро

Однако указанные платежи являются «персонифицированными», т.е. при расчете должны быть привязаны к конкретному работнику – получателю дохода. Поэтому, если невозможно точно определить, кто именно из сотрудников получал бесплатное питание, то эти расходы можно не облагать НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 03.08.2018 № 03-04-06/55047).

При покупке готовых обедов для невозможности идентификации доходов каждого сотрудника достаточно сделать общий заказ, который не будет подробно расписан. Если организация закупает продукты, то также нельзя выяснить – сколько и какому сотруднику досталось, например, сахара и чая. Поэтому в подобных ситуациях есть основание не начислять обязательные платежи – конкретизировать доход по каждому сотруднику просто невозможно.

Но нельзя дать полной гарантии того, что при такой схеме удастся обойтись без уплаты НДФЛ и взносов. Проверяющие могут начислить эти платежи расчетным путем, например — исходя из общих затрат и численности сотрудников, получающих питание (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350).

Кроме того, если работодатель не начисляет страховые взносы на стоимость питания сотрудников, то он, по мнению налоговиков, не может учесть эти затраты для налога на прибыль (письмо Минфина от 04.03.2008 № 03-03-06/1/133). Существует и противоположная позиция, но отстаивать ее, скорее всего, придется в суде (постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).

Организация места для приема пищи

Есть вариант и для тех работодателей, которым по каким-либо причинам не подходят все предыдущие. Повысить лояльность сотрудников можно, организовав место для приема пищи. Для этого потребуется пустое помещение, бытовая техника и мебель. Техника может включать в себя холодильник, микроволновую печь, чайник, кофемашину. Некоторые работодатели идут еще дальше и предоставляют не просто кухню, где можно разогреть еду, но и полноценную зону отдыха – с креслами, настольными играми и прочим.

Во-первых, такая мера позволит сотрудникам не тратить время на поход в сторонние кафе и соблюсти технику безопасности на рабочих местах.

Во-вторых, организация места для питания требует лишь одномоментных вложений, так как компания только обустраивает место, не тратя в дальнейшем деньги на питание сотрудников. Следовательно – не возникнет и проблема с «зарплатными налогами», рассмотренная в предыдущем разделе.

Чтобы эти затраты можно было учесть для налогообложения – нужно отразить обязанность работодателя создать условия для приема пищи в локальных нормативных актах.

Выплаты сотрудникам

Самый простой способ, который не требует от работодателя специальных мер по организации питания сотрудников. Однако и самый «дорогой» с точки зрения налогообложения. Эти выплаты персонифицированы, поэтому в обязательном порядке облагаются всеми взносами и НДФЛ.

То есть, к сумме затрат на обеды нужно прибавить еще, как минимум, 30 % страховых взносов и удерживать 13% НДФЛ с выплат.

Чтобы учесть доплаты на питание сотрудников при расчете налога на прибыль и УСН их, как и другие виды подобных затрат, нужно отразить во внутренних кадровых документах.

Но этот вариант может быть удобен для многих сотрудников, т.к. они сами выбирают, как и где обедать.

Вывод

Работодатель обязан организовать питание только определенным категориям сотрудников. Во всех остальных случаях – это его добровольное решение. Поэтому, если бизнесмен хочет повысить лояльность и мотивацию сотрудников, то он может выбрать удобный для себя способ.

При любом варианте добровольной организации бесплатного питания сотрудников эту обязанность работодателя нужно отразить во внутренних документах. В противном случае затраты нельзя будет учесть для уменьшения налоговой базы.

Для крупного бизнеса наилучший вариант – собственная столовая. При этом не только не возникает «лишних» налогов, но организация может и получить дополнительный доход.

Если работодатель предоставляет сотрудникам бесплатные обеды или продукты, то их, по мнению налоговиков, нужно облагать НДФЛ и взносами, даже при невозможности персонифицированного учета. Противоположная позиция, скорее всего, приведет к необходимости решать вопрос в суде.

Если просто прибавить доплату на питание сотрудников к зарплате, то налоги придется заплатить в любом случае. Зато при этом варианте не нужно оборудовать помещение, закупать и доставлять продукты и т.п.

В итоге выбор зависит от финансовых возможностей работодателя и его готовности к дополнительным сложностям как при самой организации питания сотрудников, так и в случае проверки.

Источник

Поделиться с друзьями